La administración del tiempo

Es innegable que en muchas situaciones se habrá tomado su cabeza y habrá dicho: -"No tengo tiempo para nada!", "No me alcanza el tiempo!"..., "estoy en llamas por las dos mil cosas que tengo que hacer"...

Lo urgente en muchas ocasiones reemplaza a lo importante, cuando algo requiere máxima atención, dudosamente nos detenemos a examinar sus porqués y saber las causas; estamos encima y tenemos que resolverlo. Sin embargo, un director o alguien que tenga en su trabajo la gestión de personal, clientes, tareas y venda servicios, si no atiende de una forma particular y dirigida el uso de su tiempo, llegará a atender solo urgencias y no temas importantes, que, en definitiva, lo lleven hacia los objetivos que pretende de la organización.

Los hechos que nos llevan a desperdiciar nuestro tiempo son muchos, podemos describir algunos para tenerlos en cuenta y empezar a definirlos como parte de los que cada día, nos lo complican; éstos sospechosos son:

• Visitantes fuera de esquema

• Falta de un plan para delegar

• Centralización de las decisiones

• Metas contradictorias

• Padres que no tienen un horario para preguntar y vienen a cualquier hora

• Falta de descripción en cartelera o en algún lugar informativo, sobre quién esta a cargo

• Falta de descripción en cartelera de cuáles son los horarios y los objetivos de la actividad

• Charlas con personal que tiene bajo nivel y con poca claridad de su tarea

• Morosidad

• Correspondencia innecesaria o demasiado extensa

• Falta de planificación

• Reuniones de dirección para tratar temas menores

• Asuntos sin importancia

• Falta de una agenda de la organización con esquema de reuniones y trabajo conjunto

• Mucho café

• Llamadas de teléfono fuera de las canchas

• Muchas idas al baño

Seguramente, ha reconocido muchas, las cuales sabe que son enemigos naturales diarios, que nos acompañan en nuestro quehacer. Estamos desperdiciando nuestro tiempo. Si bien se puede enlistar una serie de datos que son particulares a lo que Ud. considera es la lista de sus “enemigos de su tiempo”, hágalo comprendiendo que puede empezar a atacar cada aspecto necesitando tiempo, es decir, tiempo para tener tiempo después. Para ello algunas estrategias que pueden servirle para adelantarse:

1. Priorice. La lista de Ivy Lee. Este consultor famoso hace algunas décadas recomendaba los siguientes pasos para maximizar su tiempo:

• Todas las noches en papel haga un lista de las seis prioridades más importantes que tenga que hacer el día de mañana

• Todas las mañanas, comience a trabajar sobre la primera prioridad, una vez finalizada, siga con la próxima y así sucesivamente

• Al finalizar el día, rompa su lista y comience de nuevo

Poner prioridades y hacer una lista donde nos podamos focalizar, nos ordena, aunque no tiene mayor injerencia en la solución de los factores externos como: empleados, padres, directivos, pero es una pieza utilizable para un orden propio de acciones a realizar.

2. Analice. Describa sus actividades y deles una importancia. Este sistema ideado por Joseph Trickett, analiza cada una de las tareas y les determina cuatro columnas con valores: tareas muy importantes (hay que hacerlas), tareas importantes (habría que hacerlas), no tan importantes pero necesarias, y tareas no importantes.

Primeramente se realiza una lista de actividades que realizo a cargo del club y/o de la escuela de tenis. Cuáles corresponde a las que tiene una importancia para los objetivos, cuáles son urgentes, cuáles puedo delegar y cuáles pertenecen a un campo de relación.

Por ejemplo: Winston Churchill sorprendía a la mayoría de sus colegas con aseveraciones sobre informaciones que algunos de los propios directores a cargo no conocían, o no habían leído de sus propios departamentos. Churchill, tenía una lista de prioridades que actuaba durante todo el día donde el conocimiento de la información, era una de las primeras. Tal era así, que siendo famoso, a media tarde se tomaba un baño relajante de media hora en pleno palacio de gobierno; una de sus dos secretarias, le leía los cables y los documentos durante el mismo, sin parar. Era muy difícil tomarlo por sorpresa a Churchill, quien hacía gala de un dominio de su tiempo, envidiable por la calidad y la cantidad de información que tenía que procesar y las decisiones que este tiempo implicaba.

A la vez, todo plan de administración de tiempo requiere, dos conceptos que indispensablemente recomiendo se tenga en cuenta: el tiempo para relacionarse y el tiempo para promocionar mis servicios.

El primero, forma parte de este mundo de interrelación, que vendiendo servicios, como nosotros hacemos en tenis, es necesario comprender y priorizar; las relaciones interpersonales son a corto tiempo un tiempo difícil de digerir, pero en el largo tiempo son una precisa y correcta inversión.

En lo referente a la promoción, nuestro producto es el tenis, cual comerciante o empresario, como la gente conocerá nuestro “producto si no lo publicitamos”. Esto requiere tiempo. Tiempo para pensar; para generar la idea; para diseñar un folleto; un nuevo programa; para una reunión; para un nuevo emprendimiento.

3. Lleve un libro o un diario de sus actividades. Comprender la importancia de cada actividad, necesita evaluarse de forma concreta y directa. Cómo saberlo si todo lo que hacemos no tiene un punto de reconocimiento?. Desde donde lo recordaremos. Si lleva un libro o un diario de sus actividades diarias, le será más sencillo evaluar su comportamiento en la administración del tiempo y le permitirá conocer que aspectos deberán ser mejorados. Esto requiere el tiempo de escribir, son quince minutos al día que serán determinantes a la hora de hablar sobre la calidad del tiempo en el futuro.

Lidiar con el tiempo, requiere disciplina y compromiso, es un intangible y su dominio parcial, es de por sí, un fin a lograr para ser más concientes y eficientes en el logro de resultados. A veces las cosas no se dan, no por intenciones, valores o experiencia, sino por hacer todo junto y lo indispensable está delante nuestro y no tuvimos el tiempo para verlo.

Hasta la próxima........ cuándo??

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